Der Alltag als Einzelunternehmerin – 6 Tipps für dein Zeitmanagement

Gastartikel von Maria Lengemann

Es ist unfassbar. Gerade erst aufgestanden und schon ist der Tag wieder vorbei. Kennst du das Gefühl? Ich kenne es – und zwar seit einer gefühlten Ewigkeit. Anders als im Dasein als Angestellte verrinnt die Zeit als Einzelunternehmerin im Handumdrehen. Hier ein Task, dort ein Telefonat, ein paar Texte, ein paar E-Mails, ein paar Pausen und schon ist der Tag vorbei.

Wenn du das Gefühl hast, in deiner Zeit oftmals weniger zu schaffen, als du es dir wünschst, dann sind diese 7 Tipps für dein Zeitmanagement genau das Richtige für dich.

Zeit, dein wertvollstes Gut

Als Selbstständige gibt es wohl kaum etwas Wertvolleres als deine eigene Zeit. Wer fest angestellt ist, hat im Rahmen der Arbeit Zeit, um ein meistens klar definiertes und festes Pensum an Leistungen zu erledigen. Ist der Arbeitnehmer krank, geht er zum Arzt, kann sich auskurieren und erhält dennoch sein Gehalt.

Als Einzelunternehmer sieht die Sache deutlich anders aus. Du allein bist dafür zuständig, am Ende des Monats Geld auf das Konto zu erhalten. Es ist deine Zeit, mit der du sehr sorgfältig und umsichtig umgehen musst.

Das Ziel sollte es daher sein, deine Zeit professionell und clever zu managen und über den Tag verteilt einzusetzen, damit

• deine Kunden
• deine Leistung
• deine Freizeit
• deine Freunde
• und auch du

nicht zu kurz kommen. Und hier kommen die 7 Tipps:

1 – Verschaffe dir einen Überblick

Keine Organisation ohne entsprechenden Überblick. Wer erfolgreiches Zeitmanagement betreiben möchte, muss wissen,

• welche Tätigkeiten anfallen
• wann welche Aufgaben erledigt werden müssen
• in welchem Zeitumfang die Aufgaben in der Regel erledigt werden
• wie dringend/wichtig/unwichtig Aufgaben sind

Dabei ist es wichtig, dass du nicht zwangsweise alles haarklein aufschreiben und notieren musst. Oftmals können wir viele Dinge im Kopf behalten, beispielsweise den ungefähren Zeiteinsatz, der nötig ist, um einen Artikel zu schreiben, ein Angebot zu erstellen oder eine Mail zu verfassen.

Organisation ja – verzetteln nein.

Am besten listest du alle deine Tätigkeiten auf, die regelmäßig oder einmalig zu tun, sind plus alle Aufgaben und Tasks, die von direkten Kunden und Projekten stammen. Dabei ist es wichtig, nicht nur Kunden- und Umsatz-bringende Leistungen im Blick zu behalten, die am Monatsende in Rechnung gestellt werden.

Auch sonstige Tätigkeiten können wahre Zeitfresser werden, allein schon die Akquise, die Kontrollen, steuerliche Bereiche, Weiterbildungen, Rechnungsstellungen und vieles mehr.

2 – Schaffe eine klare Struktur – Allgemeines

Hast du dir einen Überblick verschafft, so geht es nun an deine Struktur. Wichtig bei der Erstellung deiner Struktur ist es, dass du die Tätigkeiten, die tatsächlich zu leisten sind, nach oben stellst.

Kundenaufträge haben Vorrang gegenüber Weiterbildungen. Warum? Mehr Wissen bringt dir nichts, wenn du den Kunden verloren hast, bei dem du es hättest anwenden können. Steuerliche Angelegenheiten (mit Fristen) stehen über Kundenaufträgen.

Warum? Steuerliche Fristen können böse Folgen haben, wenn diese missachtet werden. Da hilft dir das Honorar eines Kunden-Auftrages leider auch nicht mehr weiter, wenn das Finanzamt vor der Tür steht.

Auf diese Art und Weise solltest du eine moderate Sortierung erstellen. Dabei ist es wichtig, dass du die Reihenfolge nicht fix definierst, denn wie alles im Leben sind auch Tasks und Aufgaben von den Rahmenbedingungen abhängig.

• Steuern sind sehr wichtig, allerdings haben sie nur höchste Priorität, wenn eine Frist naht. Ansonsten sollten Kunden-Projekte in erster Linie immer fristgerecht erledigt werden.
• Weiterbildungen sind wichtig, allerdings nicht auf Kosten anderer Bereiche. Solltest du seit Monaten das Bedürfnis haben, deine Ordner zu sortieren, damit du deine Aufträge wieder zügiger bearbeiten kannst, weil du schneller findest, was du suchst – dann erledige das, noch ehe du mit neuen Weiterbildungen startest.
• Organisation ist wichtig, doch wenn Kundenaufträge warten, dann muss die Organisation (sprich, das oben genannte Sortieren und Co.) für eine Zeit warten.

So haben verschiedene Tätigkeiten keine klare Positionierung, sondern können variabel geordnet werden, je nachdem, welche weiteren Aufgaben auf dich warten und wie die Rahmenbedingungen (beispielsweise Fristen) aussehen.

Eine Faustformel gibt es leider nicht. Du wirst lediglich mit einiger Übung und einem guten Bauchgefühl vorankommen. Versuche deine Aufgaben möglichst gut einzuschätzen, ziehe sie durch und sieh dir die Ergebnisse an. Hat alles geklappt, dann mache es erneut auf diese Weise. Wäre es besser gewesen, die Aufgaben in einer anderen Reihenfolge zu erledigen, dann mache es beim nächsten Mal besser.

3 – Schaffe eine klare Struktur – Aufträge

Nicht nur das „Drumherum“ eines jeden Einzelunternehmers kostet viel Zeit. Natürlich verschlingen auch unsere Aufträge, Kunden und Projekte Zeit – Zeit, die allerdings am Monatsende (zumindest im Bestfall) entsprechend vergütet wird.

Wer viele Kunden und Aufträge gleichzeitig besitzt, kann sich auf der einen Seite freuen, muss diese allerdings auf der anderen Seite auch organisieren.

Nichts ist schlimmer als eine volle Auftragsliste, wenn Deadlines nicht mehr eingehalten werden können.

In diesem Fall ist das Chaos vorprogrammiert.

Aus diesem Grund müssen auch alle deine Kunden-Aufträge gut strukturiert und geordnet werden. Hierfür gibt es zahlreiche verschiedene Systeme und Anwendungsmöglichkeiten.

4 – Finde dein ToDo-System

Allein du entscheidest allerdings im Verlauf der Zeit, welches System für dich am besten passt. Ich für meinen Teil komme mit einer einfachen ToDo-Liste nicht zurecht – sie kommt schon ab ca. 10 Aufgaben an ihre Grenzen und Chaos wäre das Ergebnis.

Ich habe verschiedene Systeme ausprobiert, um meine ca. 30-60 Aufgaben pro Tag zu ordnen und zu erledigen, OHNE dass dabei nur eine einzige Aufgabe untergeht, vergessen wird oder eventuell sogar zu spät erledigt wird.

• Klassische ToDo-Listen gerieten, wie bereits erwähnt, sehr schnell an ihre Grenzen und sind daher nur für Einzelunternehmer geeignet, die eine überschaubare Anzahl an einzelnen Aufgaben besitzen.
• Ein ToDo-System nach Dringlichkeit ist perfekt dafür geeignet, um ein paar mehr Aufgaben zu sortieren. Gerade, wenn diese Aufgaben kunterbunt gemixt sind und nicht alle mega wichtig, dann ist dieses System sehr gut für dich. Als Einzelunternehmerin hat man nur oft das Problem, dass alles sehr wichtig erscheint oder dringend – kaum etwas unwichtig und noch weniger zum Delegieren. Wenn in deiner ToDo-Liste allerdings alles als dringend und wichtig eingestuft wird, kannst du nicht mehr priorisieren, weil es dennoch zu viele Aufgaben in einer Kategorie sind.
• Ein ToDo-System nach Anzahl klingt verlockend, denn es macht sehr viel Freude, pro Tag beispielsweise nur drei Aufgaben erledigen zu müssen und sich pro Woche eine große Aufgabe als Ziel vorzunehmen. Doch was machst du mit den vielen anderen Aufgaben? Du erkennst das Problem, oder? Auch dieses System ist daher nur für eine sehr überschaubare Anzahl an Tasks geeignet.

Mein persönliches ToDo-System ist ein für mich erfolgreicher Mix aus vielen verschiedenen Systemen. Ich arbeite hierfür mit dem System Podio und einer Sortierung nach Labels. Diese farbigen Label unterteilen sich in meine Tätigkeitsfelder – das Ganze priorisiert nach Dringlichkeit. Solltest du mehr darüber wissen wollen (denn das sprengt leider jeden Rahmen, da ich es in zehn Jahren Selbstständigkeit mühsam erarbeitet habe), findest du hier entsprechend mehr Informationen.

Wichtig ist es, dass du dein persönliches System findest, welches für dich und deine Aufgaben-Zahl funktioniert. Versuche dabei alle Aufgaben stets zu priorisieren, mit einer Deadline zu versehen und noch dazu mehrfach täglich zu aktualisieren. So…

• … ist es ein wundervolles Gefühl, Aufgaben abzustreichen
• … gibt es dir einen speziellen Push, wenn du Aufgaben erledigst
• … weißt du immer, was noch offen und was erledigt ist
• … bist du bestens für jede Situation vorbereitet und gerüstet

5 – Erstelle Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne

Ja, ich gebe es zu – ich liebe Pläne. Ich habe allerdings auch die Erfahrung gemacht, dass genau diese Pläne dazu führen, dass ich effizienter, strukturierter und weitaus erfolgreicher arbeite als früher. Meine Pläne:

• Tagesplan: Auf diesem Plan lege ich meine Aufgaben für meinen Tag fest – und zwar alle. Nein, das stimmt nicht. Alle Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern. Alles, was in weniger als 2 Minuten erledigt werden kann, erledige ich immer sofort – egal, was es ist.
• Wochenplan: Auf meinem Wochenplan sind Aufgaben gekennzeichnet, die ich entweder bis zum Wochenende erledigen muss oder möchte, es sind Aufgaben, die ich am Wochenende mache oder Aufgaben, für die ich eine Woche Zeit einplane (unabhängig von der Woche an sich).
• Monatsplan: Bei diesem Plan geht es eher um die finanzielle Planung als um die Aufgabenplanung. Ich habe meinen Monat im Blick – und zwar jedes Mal. Ich weiß schon am 1. des Monats, was mich an Aufträgen und Honoraren in diesem Monat erwartet. Ich plane es voraus – ist etwas erledigt, trage ich es ein. Ist etwas ausstehend, arbeite ich mit Farben. Muss ich etwas delegieren, organisieren oder warte ich noch auf Rückmeldungen, arbeite ich ebenfalls mit Farben. Mein Monatsplan ist daher meine erste Anlaufstelle, wenn ich wissen möchte, wo ich in diesem Monat stehe – muss ich noch mal reinhauen oder passt der Abschluss?
• Jahresplan: Meinen Jahresplan erstelle ich nicht schriftlich, sondern still und heimlich nur für mich im Kopf. Ich stelle mir oft die Frage, wo ich in einem Jahr sein möchte. Was ist mein Ziel? Wo will ich hin? Was möchte ich erreichen. Das pusht mich, das gibt mir Kraft und auch Motivation. Schwierige Tage hat jeder mal, und dieser gedankliche Jahresplan hilft mir, meine Ziele weiterhin langfristig zu verfolgen – Jahr für Jahr.

6 – Setze deine Pläne um

Das wohl Schwierigste an der gesamten Zeitplanung ist nur ein Thema: die Umsetzung. In der Theorie klingen alle Zeitmanagement-Methoden super. Die Praxis ist das Problem.

Aus diesem Grund kann ich dir vor allem empfehlen, viele verschiedene Methoden auszuprobieren und nicht unbedingt darauf zu hören, was vermeintliche Gurus dir als einzig wahre Methode andrehen wollen. Es gibt keine einzig wahre Methode, absolut nicht. Es gibt viele Methoden, die dich effizienter machen und viele Methoden, mit denen du deine Zeit besser verwaltest. Die eine Methode kann bei dir funktionieren, muss es aber nicht.

Jeder Mensch ist anders, ganz individuell, und so auch seine Situationen und sein Job. Aus diesem Grund sollte niemand dir vorschreiben, wie du deine Zeit genau zu planen hast.

Lass dich also nicht von Systemen verunsichern, in denen dir vorgeschrieben wird, dass du jetzt 15 Minuten arbeiten und dann 4 Minuten Pause machen darfst. Lass dir auch nicht vorschreiben, wie du deine Pause zu verbringen hast und dass du beispielsweise unbedingt vom Computer wegmusst oder unbedingt eine News-Diät einhalten solltest.

Nein! Du allein entscheidest, was für dich eine Pause darstellt.

• Mittagsschlaf? Perfekt, wenn dich das entspannt und du danach weiterhin fit bist, dann tu es.
• Spaziergang? Super, das hält dich fit und ist gesund. Wenn es dir gut tut, mach es.
• Facebook? Das ist deine Entspannung? Dann ist das so und niemand sollte es dir nehmen dürfen.

Wichtig ist einfach nur, dass es dir wirklich (!) gut tut und eine Pause für dich darstellt. Das ist alles, was zählt.

Über Maria Lengemann

Maria Lengemann ist seit zehn Jahren selbstständig und Gründerin und Inhaberin der Diginauten, einer Agentur für SEO, Marketing und Texte. Mit ihrer Leidenschaft zur Arbeit, ihrer konsequenten Ausdauer und ihrem Gespür für Details betreut Maria zahlreiche Kunden weltweit. Auf www.maria-lengemann.de vermittelt sie ihr Wissen aus zehn Jahren Selbstständigkeit kostenlos durch anwendbare Strategien und Tipps. Dabei steht vor allem die Praxis im Vordergrund, denn theoretisches Wissen gibt es ihrer Meinung nach genug. Ihre Spezialgebiete: Effizienz, Produktivität, Zeit- und Selbstmanagement.

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